Dùng Vòng Quay May Mắn Để Chia Ca Trực Và Lịch Làm Việc
Lịch trực Tết vừa dán lên bảng thì hai người trong ca chiều 30 xin đổi, và quản lý mất trọn buổi sáng để thương lượng. Ngoài các buổi tiệc và trò chơi, VQMM dùng được cho đúng khâu khô khan này, nơi cái khó không nằm ở việc xếp lịch mà ở việc giải thích vì sao lại là người đó. Bài này nói về cách quay để chia ca mà nhân viên vẫn thấy hợp lý.
Xếp lịch là nơi dễ mất lòng nhất
Một cửa hàng mười nhân viên có vài ca ai cũng muốn và vài ca ai cũng né. Người quản lý dù cân đo kỹ tới đâu vẫn khó tránh câu hỏi vì sao tháng này tôi trực cuối tuần hai lần còn bạn kia không lần nào.
Cái người nhân viên cần thường không phải ca dễ hơn, mà là bằng chứng rằng quy trình phân ca không thiên vị ai. Đó là chỗ một cơ chế chọn công khai phát huy tác dụng.
Ba tình huống nên quay
Ca cuối tuần và ngày lễ
Đây là các ca ai cũng nhớ rất kỹ. Quay trước mặt cả nhóm trong buổi họp đầu tháng, ai trúng nhận ca đó, kết quả chốt luôn trên bảng lịch.
Việc không ai muốn nhận
Kiểm kho cuối tháng, dọn kho lạnh, trực điện thoại ngoài giờ đều thuộc nhóm này. Một vòng quay may mắn chứa tên những người đủ điều kiện làm việc đó rút gọn cuộc thương lượng xuống còn ba giây.
Quyền ưu tiên và phần thưởng nhỏ
Ngẫu nhiên không chỉ để chia việc khó. Quay để chọn ai được nghỉ ca đẹp, ai được chọn ngày nghỉ phép trước cũng làm không khí nhóm dễ chịu hơn nhiều so với xét theo thâm niên.
Kết hợp ngẫu nhiên với ràng buộc thực tế
Xếp lịch hiếm khi hoàn toàn tự do. Có người chỉ làm ca sáng vì đưa đón con, có người không trực đêm vì lý do sức khỏe, có vị trí cần người đã được đào tạo.
Cách làm gọn là lọc trước rồi mới quay: chỉ đưa vào danh sách những người thực sự đủ điều kiện cho ca đó. Ngẫu nhiên khi đó chỉ quyết định trong nhóm hợp lệ, và không ai bị xếp vào ca mình không làm được.
Ghi lại để không lặp lại năm sau
Chụp màn hình kết quả và lưu vào file lịch của tháng. Sang kỳ sau, bạn mở lại và loại những người đã nhận ca khó lần trước ra khỏi danh sách quay đầu tiên.
Cách xoay vòng này giữ được cả tính ngẫu nhiên lẫn sự cân bằng theo thời gian, thứ mà chỉ quay ngẫu nhiên thuần túy không đảm bảo được.
Việc không nên giao cho ngẫu nhiên
- Phân công theo năng lực chuyên môn, ví dụ ai đứng quầy thu ngân hay ai vận hành máy.
- Các quyết định liên quan tới lương thưởng, đánh giá và kỷ luật.
- Ca làm việc mà pháp luật hoặc nội quy đã có quy định riêng, chẳng hạn giới hạn giờ làm thêm.
- Xử lý trường hợp một nhân viên đang gặp khó khăn cá nhân cần được ưu tiên sắp xếp.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên có phản ứng khi biết lịch được quay ngẫu nhiên không?
Phần lớn phản ứng tốt nếu bạn quay công khai và giải thích trước. Điều khiến người ta khó chịu là bị xếp mà không biết vì sao, chứ không phải bản thân sự ngẫu nhiên.
Nên quay trước mặt cả nhóm hay quay riêng rồi thông báo?
Quay trước mặt cả nhóm, vì đó chính là phần tạo niềm tin. Quay riêng rồi công bố kết quả không khác gì bạn tự xếp lịch.
Người trúng ca khó nhiều lần liên tiếp thì sao?
Áp dụng cách xoay vòng: loại người đã nhận ca khó kỳ trước khỏi lượt quay đầu tiên của kỳ này. Ngẫu nhiên thuần túy có thể dồn vào một người, và cân bằng dài hạn là việc của người quản lý.
Nhóm nhỏ ba bốn người có nên dùng không?
Có, nhất là khi mọi người đều thân nhau và ngại nói thẳng. Quay một lượt dứt điểm nhanh hơn nhiều so với vòng nhường nhau kéo dài cả buổi.
Thử ở kỳ xếp lịch tới
Lọc danh sách người đủ điều kiện cho ca khó nhất tháng, quay một lượt trong buổi họp nhóm rồi ghi kết quả lên bảng. Chỉ một lượt vòng quay may mắn ngay trước mặt mọi người là bạn tiết kiệm được cả buổi thương lượng, và tấm lịch tháng đó không còn ai thắc mắc.
